確かに事務所内における書庫スペースの占有率は小さくなく、これら全てが電子ファイル化され専用サーバに収まれば物理的スペースもずいぶん余裕が出来るだろう。
ペーパーレス化により得られるべネフィット（便益）は、時間・空間・紙（資源）の無駄を省くことと、情報の一元管理が期待できることだろう。逆にデメリットは、PC端末がないと閲覧できない・手早く見ることがでいない・データ保管の大容量化に伴う窃盗による情報漏洩の危険性が高まるリスクだろう。
ペーパレス化に必要な"段取り"と"設備"について
"段取り"
ペーパーレス化後の社内運用をシミュレーションして仕分け方法のあり方を十分話し合った上で最も効率のいく形を導きだすべきである。
"設備"
複合機に付属するスキャナー機能だと読み取り速度がメーカーや型式により違いが出ます。膨大な量の紙資料をスキャナする場合、読み込ませるだけの時間もバカにならず、会社戦力となる正社員にこの作業をやらせるのはコストが見合わないはずです。パートやアルバイトにお願いするにしてもスキャナーの高速読み取り機能による時間短縮は重要です。
評価が高い富士通スナップスキャンS1500
電子ファイル化した情報を管理するソフト 楽々ライブラリ
ネットワークストレージ（ハードディスク）
※データ暗号化可能な機種がオススメ
※データの重要度により冗長化が必要
あんしんPCサポート株式会社では、PCトラブル対応以外にも今回ご紹介したような紙資料の電子ファイル化の作業請負も受け付けております。会社に山積みの紙資料をペーパーレス化されたい経営者の方はお気軽にお問い合わせ下さい。
